顺口溜巧记会计档案管理

"档案保管有期限，凭证账簿要归集；年限到期可销毁，鉴定程序不能缺"

一、什么是会计档案？

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料在内的文件材料。这些档案是单位重要的经济活动历史记录，对于检查经济活动、明确经济责任、提供决策依据具有重要作用。

二、会计档案的管理要求

（一）保存期限

根据《中华人民共和国会计法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，会计档案的保管期限分为永久和定期两类。其中，定期保管期限一般分为3年、5年、10年、15年和25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。例如，某单位的会计年度为公历年度，则其会计档案的保管期限应自次年的1月1日起计算。

（二）归档整理

会计档案应当进行科学规划和管理，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅。各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。同时，建立索引卡片，以利检索。

（三）销毁处理

会计档案保管期满后，可以按照规定进行销毁。但必须履行相应的审批手续，并建立会计档案销毁清册。在销毁时，应由单位负责人、档案管理人员、会计人员共同监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容要点核对所有销毁的会计档案，销毁后，应当在销毁清册上签章确认，并将监销情况报告本单位主要负责人。

三、典型案例分析

案例1：甲公司未及时归档导致无法查证经济纠纷

甲公司在与乙公司的合同履行中发生经济纠纷，需要调取当时的会计凭证作为证据。然而，甲公司由于没有按规定将当年的会计资料及时整理归档，导致无法找到所需的会计档案，最终影响了法院对案件的判决结果。这一案例说明，不按期归档可能会给企业带来严重的后果。

案例2：丙公司违规销毁会计档案被处罚

丙公司在未经法定程序鉴定的情况下，擅自销毁了一批超过保管期限的会计档案。当地财政部门接到举报后进行了调查，发现丙公司的行为违反了《会计档案管理办法》的相关规定，对其作出了罚款的行政处罚，并要求限期改正。这个案例表明，即使超过了会计档案的保管期限，也需要经过合法的鉴定程序才能决定是否销毁。

通过以上案例的分析，我们可以看到，严格遵守会计档案管理的各项规定不仅是对企业的保护，也是对企业利益的维护。因此，各企事业单位应该高度重视会计档案管理工作，确保会计档案的安全、完整和有效利用。